Pada saat itu jam sudah menunjukkan pukul 03.00 dini hari. Sebuah jam di mana seharusnya mata sudah terlelap, terbaring di kasur yang empuk dan terbuai dalam mimpi-mimpi.
Namun, di sebuah ruangan, belasan orang masih duduk mengelilingi meja dan laptop yang masih menyala. Kopi sudah lama dingin, beberapa orang mencoba terlihat fokus, beberapa hanya mengangguk dan menguap setiap beberapa menit sekali. Agenda rapat? Membahas laporan-laporan yang sebenarnya sudah dikirim via email sejak tiga hari lalu.
Sayangnya, tidak ada keputusan yang diambil malam itu. Tidak ada satu pun hal yang berubah setelah rapat bubar. Tapi keesokan harinya, semua orang yang hadir pada saat itu merasa sudah bekerja keras bagai kuda.
Dan di situlah masalahnya dimulai.
Rapat Bukan Lagi Metode Kerja, Ia Sudah Jadi Penanda Sosial
Coba ingat kapan terakhir kali kamu menolak undangan rapat. Bukan karena bentrok jadwal, tapi karena kamu merasa kehadiranmu tidak diperlukan.
Rasanya tidak nyaman, bukan?
Ada sesuatu yang mengganjal ketika kita tidak hadir. Sebuah perasaan bahwa kita terlihat tidak kooperatif, tidak loyal, atau tidak cukup peduli dengan “tim”. Padahal kalau dipikir ulang, apa hubungannya antara duduk di sebuah ruangan selama dua jam dengan kepedulian terhadap pekerjaan? Sementara keberadaan kita di ruangan tersebut hanya sebagai pajangan.
Saya pernah berada di posisi itu berkali-kali. Hadir bukan karena punya peran dalam agenda, tapi karena diminta mendampingi. Menolak bukan sekadar menolak undangan, rasanya seperti membuat pernyataan sikap. Dan dalam banyak organisasi, tidak hadir di rapat pimpinan adalah sinyal yang salah untuk dikirimkan.
Rapat sudah berhenti menjadi alat untuk menghasilkan sesuatu. Ia telah berubah menjadi ritual tentang bagaimana cara kita memperlihatkan kehadiran, komitmen, dan kesetiaan kepada organisasi. Hadir di rapat bukan lagi soal kontribusi, namun semata-mata soal terlihat.
Nama Ilmiahnya: Performative Work
Psikologi organisasi punya istilah untuk fenomena ini: performative work yaitu aktivitas yang terlihat seperti kerja, tapi fungsi utamanya bukan menghasilkan output, melainkan mengirimkan sinyal sosial.
Rapat adalah bentuk performative work yang paling sempurna. Ia terasa serius. Ia melibatkan banyak orang. Ia punya jadwal dan ruangan khusus. Semua penanda visual dari “kerja keras” ada di sana meski di akhir sesi tidak ada satu keputusan pun yang dibuat.
Rebecca Hinds, peneliti dari UC Berkeley Haas School of Business yang mempublikasikan temuannya di Harvard Business Review, menyebut ini sebagai “performative meeting culture” di mana rapat menjadi simbol kesibukan dan kepentingan. Orang menjadwalkan rapat untuk terlihat relevan, untuk membuktikan bahwa mereka penting. Dan yang lebih mengkhawatirkan adalah sekadar mengadakan rapat, terlepas dari apakah ada yang dicapai atau tidak, sudah dianggap sebagai penanda kemajuan dan produktivitas.
Yang membuat ini sulit disadari adalah karena otak kita tidak selalu bisa membedakan antara merasa sibuk dan menghasilkan sesuatu. Kesibukan memberikan rasa kepuasan tersendiri, ada dopamin kecil yang keluar setiap kali kita merasa dibutuhkan, setiap kali nama kita masuk daftar undangan, setiap kali kita duduk di meja yang sama dengan para pengambil keputusan.
Organisasi, sayangnya, seringkali juga tidak bisa membedakannya. Yang terukur adalah kehadiran, bukan kontribusi. Yang terlihat adalah siapa yang datang, bukan siapa yang menghasilkan apa.
Anatomi Rapat yang Sebenarnya Tidak Perlu Ada
Dari pengalaman langsung, ada tiga tipe rapat mubazir yang terus berulang dan masing-masing dengan karakternya sendiri.
Rapat informasi yang menyamar sebagai rapat kerja. Ini yang paling sering terjadi. Semua orang berkumpul untuk mendengarkan laporan yang sebenarnya sudah ada dalam bentuk dokumen tertulis. Tidak ada yang perlu didiskusikan, tidak ada keputusan yang perlu diambil. Satu-satunya alasan rapat ini ada adalah karena terasa lebih “resmi” daripada sekadar membaca email. Hasilnya? Dua jam waktu dari semua orang yang hadir di tempat tersebut habis untuk mendengarkan sesuatu yang bisa diselesaikan dalam sepuluh menit membaca.
Rapat dengan agenda seluas samudra. Judulnya “Evaluasi” dan memang dievaluasi segalanya. Program, anggaran, SDM, rencana ke depan, masalah yang sudah lama mengendap, hingga keluhan yang sebenarnya tidak berhubungan dengan agenda awal. Rapat ini biasanya tidak mempunyai batasan scope yang jelas dan biasanya berakhir bukan karena semua hal sudah dibahas, tapi karena semua orang sudah kelelahan.
Rapat di mana pemimpinnya belum membaca materi. Ini yang paling menyita waktu. Dokumen sudah dikirim jauh-jauh hari. Agenda sudah jelas. Tapi ketika rapat dimulai, pemimpin rapat belum membacanya sehingga sesi yang seharusnya langsung masuk ke diskusi dan keputusan, terpaksa mundur ke tahap paling awal: membacakan ulang isi dokumen dari halaman pertama. Semua orang menunggu, waktu terus berjalan, peserta rapat kelelahan.
Tiga tipe ini berbeda wujudnya, tapi punya akar yang sama: tidak ada yang bertanya sejak awal apakah rapat ini memang perlu ada?
Mengapa Tidak Ada yang Berani Mengubahnya
Yang membuat budaya rapat sulit diubah bukan karena tidak ada yang menyadarinya. Hampir semua orang tahu bahwa banyak rapat yang mereka hadiri tidak produktif. Mereka mengeluhkannya di meja kerja, di pesan pribadi, di perjalanan pulang hingga saat nongkrong selepas jam kerja.
Survei Harvard Business Review terhadap 182 manajer senior dari berbagai industri menemukan bahwa 71% dari mereka menganggap rapat tidak produktif dan membuang waktu. Angka yang sama juga ditemukan oleh Doodle dalam laporannya bahwa 71% profesional kehilangan waktu kerja setiap minggu akibat rapat yang tidak terorganisir dengan baik. Sementara itu, rapat-rapat yang tidak produktif diperkirakan membuang 24 miliar jam kerja secara global setiap tahunnya.
Hasil penelitian sudah jelas menunjukkan, tapi tetap tidak ada yang berani mengubahnya di lingkup kerjanya. Umumnya, karena tidak ada yang punya insentif dan power untuk menjadi yang pertama bersuara.
Staf tidak berani menolak undangan atasan karena risikonya terlalu besar. Manajer tidak berani mempersingkat rapat karena takut dianggap tidak serius. Pimpinan tidak mempertanyakan tradisi rapat panjang karena di level mereka, rapat panjang justru seringkali dibaca sebagai bukti bahwa sesuatu sedang dikerjakan dengan sungguh-sungguh.
Maka semua level mempertahankan sistem yang sama-sama mereka keluhkan. Bukan karena mereka setuju dengan sistemnya, tapi karena mengubahnya seperti melawan arus dan tidak banyak orang yang ingin melawan arus, terlalu banyak yang dipertaruhkan.
Yang paling ironis, riset terbaru dari McKinsey menunjukkan bahwa pengurangan waktu rapat yang terstruktur justru meningkatkan kecepatan pengambilan keputusan hingga 56%. Artinya, lebih sedikit rapat bukan berarti lebih sedikit kerja, justru sebaliknya.
Refleksi: Satu Pertanyaan Sebelum Rapat Berikutnya
Dave Barry, penulis dan kolumnis Amerika, pernah berkata dengan sangat tepat: “If you had to identify, in one word, the reason why the human race has not achieved, and never will achieve, its full potential, that word would be ‘meetings’.”
Lucu, tapi tidak sepenuhnya bercanda.
Sebelum membuat undangan rapat berikutnya, ada baiknya dijawab satu pertanyaan sederhana terlebih dahulu: apakah ini rapat untuk menghasilkan keputusan, atau rapat untuk memperlihatkan bahwa kita sedang bekerja?
Kalau jawabannya yang kedua, mungkin yang dibutuhkan bukan jadwal rapat baru. Yang dibutuhkan adalah email yang ditulis dengan baik, dokumen yang dibaca sebelum pertemuan, dan keberanian untuk berkata: kita tidak perlu berkumpul untuk hal ini.
Karena pada akhirnya, produktivitas yang sesungguhnya tidak diukur dari seberapa penuh kalender kita dengan jadwal rapat. Ia diukur dari seberapa jelas keputusan yang kita buat dan seberapa cepat kita bisa bergerak setelah keputusan itu diambil.
Buat saya, hadir bukan berarti bekerja. Dan rapat yang panjang bukan bukti kerja keras, ia seringkali justru bukti dari sebaliknya.
Titah Hari 
Leave a comment